Грамотное планирование рабочего графика позволяетсконцентрировать силы, распределить задачи и правильно подойти к формированиюплана по выполнению проектов на день или год. Рассмотрим, как наиболееэффективно распределять время в плотном графике.
Что такое эффективная организация рабочего времени
Деятельность должна приносить пользу, но не доводить донервного срыва. Для грамотной организации рабочего времени стоит начать санализа своего типичного дня:
- Сколько часов уходит на продуктивную работу?
- Как часто Вы делаете перерывы?
- Какие поручения занимают много времени?
- Какого рода мелкие поручения стоит отнести к рутинным?
- Хватает ли выделенного времени на выполнение всех актуальных задач?
- Есть ли отвлекающие факторы?
Анализ позволит определить, что именно сокращаетпродуктивность и исключить это из окружения. Чем меньше отвлекающих факторов,тем проще выполняется заданный проект.
Эффективная организация трудового дня представляет собойпроцентное соотношение 80/20, где 80 - процент продуктивности, а 20 - отдыха ивыполнения незначительных поручений. Именно такое распределение позволяетподдерживать эффективное решение задач и трезвость ума на смене.
Как приучить себя к организации
Прокрастинация на рабочем месте приводит к невыполнениютрудового плана и падению личного рейтинга. Чем меньше задач решается, тембольше времени придётся уделить им к концу месяца перед сдачей отчёта.
Чтобы не выбиваться из общего графика, нужно чёткораспределить:
- Время на выполнение сложных проектов;
- Перерывы для разгрузки мозга;
- Простые задачи включаются в периоды наименьшей активности (убрать рабочее место, почистить почту).
Организация рабочего времени может осуществляться разнымиспособами:
- Ведение ежедневника с актуальными задачами;
- Разделение сложных проектов на части по дням;
- Использование таймера или приложений для концентрации внимания;
- Выделение ранжированного списка дел по уровню сложности;
- Ежедневный анализ количества и качества.
Организованность вырабатывается путём долгого приучения.Чтобы не откладывать дела на потом и не выполнять их в последний момент, стоитиспользовать стикеры или ежедневники, в которых фиксируются срочные, сложные ипростые задачи. Так будет проще понять, на чём стоит сделать акцент в текущийпромежуток времени, а что можно отложить на следующий день.
Эффективно начинать планирование сразу после начала рабочегодня, когда чётко известно количество дел. Грамотное распределение позволитвыделить перерывы и успеть всё вовремя. Ежедневно повторяйте это в течениенескольких дней (для выработки привычки рекомендуется придерживатьсяорганизованного планирования ровно 21 день) и со временем не придётся вестизаписи - Вы будете делать градацию автоматически.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент позволяет владельцу компании контролироватьпродуктивность работников. Но это понятие касается не только директоров, но иотдельно взятых работников.
Контроль за качеством и количеством выполняемых задач,анализ отвлекающих факторов, удобства на рабочем месте, психологическогокомфорта и общего климата среди работников значительно повышаетрезультативность.
Тайм-менеджмент необходимо применять на всех стадияхвыполнения планов и выпуска продукции. Он включает в себя:
- Календарное планирование;
- Распределение графика работы, обедов, перерывов и выходных дней;
- Учёт пика активности работников;
- Анализ отвлекающих факторов (социальные сети, игры, разговоры с коллегами);
- Распределение задач.
Тайм-менеджмент не должен перетекать в тиранию, поэтому кудаэффективнее дать каждому работнику самостоятельно определять для себяпланирование трудового дня. Это предполагает то, что сотрудник:
- Самостоятельно фиксирует задачи, с которых начнёт в первую очередь;
- Соблюдает график перерывов для разгрузки;
- Расставляет приоритетные проекты и выполняет их первыми;
- Может структурировать работу и грамотно оценивать сроки;
- Видит дедлайны и соблюдает их.
Правильное планирование позволяет вкладывать минимальноеколичество усилий для достижения высокого результата. Оно снижает риск скороговыгорания и усталости во время выполнения работы, потому что включает грамотноесочетание отдыха и продуктивности.
Лучшие приёмы тайм-менеджмента
Методы и приёмы тайм-менеджмента многообразны. Каждый сможетподобрать подходящий способ в зависимости от скорости мышления, уровняконцентрации и пиков активности.
Швейцарский сыр
Техника предполагает подход к проекту с понятных и простыхчастей. Структурирование начинается с самых легких положений и постепеннопереходит к сложным. Подходит для тех, кто предпочитает долгий сбор и анализданных. При таком типе планирования возможно достижение высокого результатаиз-за тщательного подбора информации для самых сложных положений.
Съесть лягушку
Суть техники заключается в том, что самые сложные делавыполняются первыми, так как занимают больше времени и требуют длительнойконцентрации. Планирование такого типа подходит работникам, пик активностикоторых выпадает на первую половину дня.
Подмечено! Что первые два часа после сна, когдачеловек полностью проснулся, наиболее активные. Именно в это времянеобходимо браться за самые сложные и не любимые задачи! Многие, к сожалению,эти часы тратят на просмотр новостей, электронной почты, социальных сетей.
После выполнения сложного проекта рутинные поручения (подготовкаотчётов, просмотр эл.почты) выполняются быстрее, так как требуют меньшегопогружения в дело.
Разделить слона
Приём предполагает чёткое структурирование задачи на болеепростые подпункты. Из-за видимой простоты дело выполняется быстрее. Фиксацияпроцесса позволяет отслеживать промежуточные результаты. Техника идеальна длявыполнения долгосрочных проектов, нуждающихся в постоянной оценке икорректировке.
Работа по таймеру
Принцип распределения времени простой: большой промежутоквремени (25 минут) отводится на концентрированное выполнение работы. Доистечения этого срока работник полностью сосредоточен на выполнении конкретногодела, после чего следует пятиминутный перерыв.
Матрица
Таблица из четырёх разделов позволит чётко распределить всерабочие задачи по принципу важности и срочности.
- В графу важно и срочно вносятся проекты, которые нужно сделать за текущий день (дедлайны);
- В раздел важно, но не срочно записывается то, что нужно запланировать на неделю (нет чёткого срока сдачи);
- В графу неважно и срочно вносится то, что делегируется (проверка почты, рассылка задач. С этим могут справиться те, у кого нет срочных поручений);
- В раздел неважно и не срочно вносится то, что удаляется. Эти мелкие поручения или факторы не должны отвлекать от работы.
Ведение ежедневника
Запись всех текущих задач (простых и сложных) в ежедневник свыделением срочных поручений позволит не только отследить свою продуктивность,но и не забыть про все проекты. Фиксация также положительно влияет напсихическое состояние, так как работник всегда видит, на что был потрачен день.
Приложения для концентрации
Вместо классического таймера можно использовать мобильныеприложения:
- Forest. Мотивирующее приложение с собственным лесом. Во время выполнения проекта сохраняется полная концентрация, так как запущен контроль работы телефона. Если сдаться - дерево завянет;
- Todoist. Приложение для планирования задач по методу матрицы;
- SingularityApp. Поможет переделать входящие из рабочей почты в задачи на день, неделю и месяц.
Как разделять работу и личную жизнь
Тайм-менеджмент может положительно сказаться и на личнойжизни. Организация применима и для свободного времени. Планируйте свой рабочийдень так, чтобы не приходилось продолжать выполнение задач в домашнейобстановке. Этот навык позволяет грамотно расходовать силы и сочетать отдых сумственной активностью.
Чёткий график рабочего дня с включением соблюдаемыхперерывов позволит добиться максимальной концентрации без вреда для здоровья.Психологи рекомендуют не забывать про мелкие задачи, концентрируясь на больших.Даже то, что занимает не больше двух минут, следует выполнять на трудовомместе, чтобы потом не тратить личное время.
P.S: Выше приведены отнюдь невсе способы управлением временем. Если вас интересует наиболее полная информацияна тему управления временем, почитайте соответствующую литературу.
Например, однаиз хороших книг – «12 недель в году» (Брайан Моран), где автор советуетразбивать год на двенадцать недель, т.к наиболее короткий срок позволяет быстреедостигать поставленных целей и анализировать достигнутые результаты.
Продуктивной работы!
